Samo oświadczenie, iż wszyscy członkowie zarządu/wspólnicy spełniają wymóg niekaralności, nawet jeśli nie zawiera ono ich imion i nazwisk, uznać należy za dokument zawierający dane osobowe. Dla ich legalnego przetwarzania niezbędne jest spełnienie wymagań określonych w art. 10 RODO.
W swojej opinii nr 4/2007 w sprawie pojęcia danych osobowych Grupa Robocza Art. 29 podpowiada, że: „w przypadkach gdy celem przetwarzania jest identyfikacja osób, można przypuszczać, że administratorzy lub inne zainteresowane osoby dysponują sposobami, „jakimi można się posłużyć” w celu zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą. Twierdzenie, że osoby nie są możliwe do zidentyfikowania, podczas gdy celem przetwarzania danych jest właśnie ich identyfikacja, zawierałoby wewnętrzną sprzeczność. Dlatego informacje takie należy uważać za dotyczące osób możliwych do zidentyfikowania, a przetwarzanie ich powinno podlegać przepisom dotyczącym ochrony danych.”.
Wobec powyższego przyjąć należy, że samo oświadczenie, iż wszyscy członkowie zarządu/wspólnicy spełniają wymóg niekaralności, mimo że nie wskazuje wprost ich imion i nazwisk, uznać można za zawierające dane osobowe. Istnieje bowiem możliwość identyfikacji osób, których ta informacja dotyczy (członków organów osób prawnych czy wspólników spółek osobowych). Łatwo to zrobić zwłaszcza na podstawie informacji zawartych w rejestrach publicznych, np. w KRS, CEIDG czy też w odpisach z tych rejestrów załączanych zazwyczaj do umów lub akt postępowań.
W opinii Prezesa UODO, wewnętrznych procedur administratora, na które powołują się niektórzy zamawiający, wskazując je jako podstawę legalizującą pozyskiwanie takich oświadczeń, a które nie odwołują się bezpośrednio do obowiązku wynikającego z przepisu prawa, nie można uznać za wystarczającą podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 10 RODO
(źródło: newsletter Prezesa UODO 08/2020)
Ważne!
Przedstawione powyżej stanowisko Prezesa UODO wskazuje na szeroką interpretację definicji danych osobowych, ponieważ identyfikacja osoby nie musi wynikać wyłącznie z dokumentów źródłowych ale również z innych dostępnych, a nie koniecznie przekazywanych, materiałów lub ewidencji (np. dokumentacja związana z postępowaniem lub dostępnych w Internecie rejestrów).
Pamiętajmy, że prawo do żądania informacji lub oświadczeń o niekaralności przewidziane zostało w postępowaniach prowadzonych na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 z późn. zm.). Brak jest podstawy prawnej do stosowania takiego obowiązku w przypadku tzw. procedur wewnętrznych zamówień publicznych poniżej 30.000 Euro.
