Przyjęte zostało, że poczta służbowa powinna być wykorzystywana wyłącznie w celach związanych ze świadczeniem pracy. Od decyzji pracodawcy (administratora danych) zależy przyznanie uprawnień do korzystania z takiej poczty oraz określenie zasad korzystania z takiej poczty. W tym miejscu należy jednak ustalić cel przekierowywania korespondencji a przede wszystkim wykazanie, że nie jest to forma monitoringu poczty elektronicznej. W takim bowiem przypadku zastosowanie miałaby norma wyrażone w art. 223 Kodeksu pracy. Ustawodawca ogranicza możliwość monitorowania poczty do konieczności zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Dodatkowo wymagane jest określenie zasad monitoringu i uprzednie poinformowanie pracownika. Innym celem takiego działania może być zapewnienie dostępu do korespondencji mailowej pracownika w czasie jego nieobecności. Samo przekierowanie nie musi być traktowane jako forma monitoringu. Pamiętajmy, że pracodawca może mieć zapewnione wejście na skrzynkę służbową pracownika jako administrator takiej skrzynki. Za monitorowanie należy uznać kontrolę poczty służbowej w celu określenia sposobu jej wykorzystywania przez użytkownika. Działanie takie może mieć charakter systematyczny, sporadyczny, jednorazowy a nawet stanowić środek, z którego pracodawca jeszcze nie skorzystał. Samą taką możliwość połączoną z zamiarem winno się połączyć z formą monitoringu. Gdy zatem przekierowanie ma na celu stworzenie jedynie alternatywnego dostępu do poczty na wypadek nieobecności to nie przybiera to formy monitoringu poczty i nie jest konieczne spełnienie opisanych powyżej zasad i przesłanek z Kodeksu pracy. Jednocześnie wskazane wydaje się poinformowanie pracownika o takim fakcie. Chociażby z uwagi na przedstawienie sposobu organizacji obiegu informacji wewnątrz firmy, wyjaśnienie celów przekierowania, co powinno zapobiec nieporozumieniom na tym gruncie. Łatwiejsza będzie również obrona przed zarzutem nieuprawionego przetwarzania danych osobowych lub naruszenia dóbr osobistych.
Piotr Piątak
Radca prawny
